De bibliotheek kent geen beperkingen in het gebruik, maar leent geen publicaties (boeken, tijdschriften, knipselmappen) uit; alles moet ter plekke geraadpleegd worden.

Welke voorwaarden voor inzage aan een bepaalde archiefcollectie verbonden zijn, kan op onze website bekeken worden in de inventaris van het desbetreffende archief onder het kopje 'openbaarheid'. Deze inventarissen zijn te vinden onder ‘Zoeken in collecties’ en vervolgens 'Zoeken in de archieven’. De meeste documenten zijn volledig openbaar; dat betekent dat ze in principe door iedereen zonder meer geraadpleegd kunnen worden in de studiezaal van het instituut. Voor sommige archieven en documenten gelden echter openbaarheidsbeperkingen. Er staat dan dat ze 'beperkt openbaar' zijn.

Er zijn twee varianten van 'beperkt openbaar':

Variant 1 (de ‘lichte’ variant): “Documenten zijn slechts raadpleegbaar na verkregen toestemming van de directeur van het NIOD. Voor bezoekers die deze toestemming willen hebben, ligt een formulier bij de balie van de studiezaal van het NIOD.”

Variant 2 (de ‘zware‘ variant): “Documenten zijn slechts raadpleegbaar na verkregen schriftelijke toestemming van de directeur van het NIOD. Onderzoekers kunnen zich daartoe schriftelijk wenden tot de directeur van het NIOD.”

Voor variant 1 hoeft niet vooraf om toestemming te worden gevraagd, maar kan in de studiezaal van het NIOD ter plekke een zogeheten archiefverklaring worden ingevuld en ondertekend. Door middel van invulling en ondertekening van dit formulier krijgt men automatisch toestemming om het desbetreffende stuk te raadplegen.

Voor variant 2 dient wél vooraf een schriftelijk verzoek tot inzage te worden ingediend, gericht aan de directeur van het NIOD. Men dient daarbij te motiveren waarom men inzage wenst. Pas nadat schriftelijke toestemming voor inzage is verkregen, kan men de desbetreffende stukken komen raadplegen.

Zie voor meer informatie de Servicenormen van het NIOD.