Archiefmateriaal schenken

Schenk documenten uit de Tweede Wereldoorlog aan het NIOD

Nog altijd duiken bijzondere documenten uit de Tweede Wereldoorlog op. Bij een verhuizing, bij de sloop van een woning of bij het opruimen van een zolder. Variërend van een stapeltje brieven tot foto’s, films, dagboeken of andere oorloggerelateerde documenten. Gooi deze documenten niet weg, maar neem contact op met het NIOD. Mogelijk is het een aanvulling op onze collectie.

Het NIOD is dé plek om uw oorlogsdocumenten aan te schenken 

Het NIOD beheert ruim 2500 meter archiefmateriaal. Deze archieven hebben betrekking op de Tweede Wereldoorlog, inclusief de aanloop en nasleep ervan. Uw schenking wordt vakkundig bewaard onder de juiste klimatologische omstandigheden, ontsloten en gebruikt voor (wetenschappelijk) onderzoek.

Het archiefdepot is een veilige plek voor uw materiaal

De archiefruimte en het verpakkingsmateriaal van het NIOD voldoen aan de eisen die vanuit de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling worden gesteld. De archiefstukken worden verpakt in zuurvrije omslagen en in zuur-, metaal- en lijmvrije dozen. De archieven worden bewaard in een geklimatiseerd archiefdepot waar de temperatuur 18°C +/- 2°C is met een relatieve luchtvochtigheid van 50% +/-5%.

Veelgestelde vragen over het schenken van archiefmateriaal aan het NIOD

Voordat u het schenkingsformulier invult, vragen we u onderstaande veelgestelde vragen over schenkingen door te lezen.

• Ik wil graag documenten zoals bijvoorbeeld dagboeken, foto's en brieven schenken. Heeft het NIOD daar interesse in?

Ja, het NIOD ontvangt graag archiefstukken van particuliere en institutionele schenkers. In principe komen alleen originele documenten in aanmerking voor verwerving, tenzij er alleen kopieën of afschriften beschikbaar zijn en/of acquisitie van authentieke stukken niet mogelijk is. Wij zullen per stuk beoordelen of het in de collectie past. Na invulling van het schenkingsformulier bekijkt onze acquisitiespecialist uw aanbod.

• Ik heb een verzameling kranten uit de Tweede Wereldoorlog, heeft het NIOD daar interesse in?

Het grootste deel van de kranten uit de Tweede Wereldoorlog is al te vinden in onze collectie. Kranten nemen wij dus in principe niet van u over, met uitzondering van unieke exemplaren van de illegale pers.

• Ik wil een oorlogsdagboek schenken, heeft het NIOD daar interesse in?

Wij zijn zeer geïnteresseerd in oorlogsdagboeken. In onze collectie bevinden zich inmiddels meer dan 3000 oorlogsdagboeken.

• Ik wil oorlogsmemoires schenken, heeft het NIOD daar interesse in?

Ja, wij hebben zeker belangstelling voor oorlogsmemoires. Onze belangstelling gaat uit naar zowel een papieren als digitale versie (indien beschikbaar).

• Ik wil graag een collectie boeken over de Tweede Wereldoorlog schenken, heeft het NIOD daar interesse in?

Boeken nemen wij graag aan. In elke partij boeken die we krijgen kunnen uitgaven zitten die zich niet in onze bibliotheek bevinden. Doublures worden gebruikt om boeken uit onze collectie te vervangen of ze worden aangeboden in onze boekenkast “gratis mee te nemen”. Wij kunnen de boeken niet komen ophalen.

• Ik wil een plakboek schenken, heeft het NIOD daar interesse in?

Plakboeken met alleen uitgeknipte artikelen uit kranten of tijdschriften nemen wij niet op in ons archief. Ondanks het vele werk dat er voor de vormer in zit bevatten deze over het algemeen gepubliceerd materiaal dat bij ons (of elders) reeds aanwezig is.

Een plakboek kan echter ook als een egodocument beschouwd worden waarin de samensteller documenten of foto’s heeft opgenomen, die voorzien zijn van persoonlijke teksten. Als hiermee de eigen oorlogsjaren worden beschreven kan gesproken worden van een geïllustreerd dagboek en is dat zeker interessant voor de NIOD-collectie.

• Ik wil graag een voorwerp schenken, heeft het NIOD daar interesse in?

Wij verzamelen in de regel alleen documenten zoals dagboeken, foto's en brieven. Ons archief is niet ingericht op objecten, deze kunt u aanbieden bij een verzets- of oorlogsmuseum bij u in de buurt.

• Ik ken een ooggetuige van de Tweede Wereldoorlog en wil graag dat zijn/haar herinneringen aan deze periode worden opgetekend. Neemt u interviews af?

Wij nemen geen interviews af maar nemen wel interviews en/of herinneringen op in onze collectie. U kunt de ooggetuige zelf interviewen of dat door iemand anders laten doen en het interview (op papier of als audio/video bestand) vervolgens aan ons aanbieden.

• Kan ik een kopie schenken, zodat ik de originele stukken zelf kan houden?

In principe komen alleen originele documenten in aanmerking voor verwerving, tenzij er alleen kopieën of afschriften beschikbaar zijn en/of schenking van authentieke stukken niet mogelijk is.

• Kunt u kopieën of scans maken van het materiaal dat ik wil schenken?

Wij kunnen geen scans of kopieën voor u maken. Wij raden u aan voorafgaand aan de schenking zelf een scan of kopie van het te schenken materiaal te maken.

• Kunt u een vertaling of transcriptie maken van het materiaal dat ik wil schenken?

Het NIOD biedt geen vertaal- en transcribeerservice. Wij voeren wel een project uit waar we dagboeken transcriberen. Het is echter niet mogelijk om uw schenking als prioriteit in dit project op te nemen. Lees hier meer over het project Adopteer een Dagboek.

• Kan ik de stukken in bruikleen geven, in plaats van ze te schenken?

Het NIOD neemt geen stukken in bruikleen.

• Ik wil graag een financiële vergoeding voor mijn schenking.

Het NIOD geeft geen financiële vergoeding voor de schenking. Met uw schenking draagt u bij aan toekomstig onderzoek.

• Kan ik zonder afspraak langskomen met een potentiële schenking?

Bij voorkeur vult u eerst het schenkingsformulier in, zodat de acquisitiespecialist kan beoordelen of de schenking van toegevoegde waarde is voor onze collectie. U kunt documenten ter attentie van de afdeling acquisitie zonder afspraak afgeven bij de receptie van het NIOD. Bij de receptie tekent u vervolgens een bewijs van afgifte.

• Kan ik de documenten ook naar het NIOD opsturen?

U kunt documenten op eigen risico opsturen naar het NIOD. Dit kan kosteloos via ons antwoordnummer. Let op: wij vergoeden geen portokosten.

NIOD
t.a.v. afdeling Acquisitie
Antwoordnummer 45629
1040 VE Amsterdam

Bij voorkeur geeft u uw pakket, voorzien van uw volledige afzendergegevens, af bij een PostNL-punt zodat u een Track & Trace code krijgt.

• Is het materiaal dat ik wil schenken voor iedereen te raadplegen?

Bij het NIOD worden particuliere schenkingen aangemerkt als 'openbaar' of 'beperkt openbaar’. De mate waarin uw stukken openbaar zijn en wat de voorwaarden voor inzage en gebruik zijn, wordt deels bepaald door de afspraken die we tijdens de overdracht van het archiefmateriaal met u maken.

Vrije inzage en gebruik kan worden beperkt vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en/of de Auteurswet. Wanneer dit het geval is, wordt (een deel van) de schenking als beperkt openbaar aangemerkt. Dit houdt in dat er voorwaarden voor inzage, online beschikbaarstelling en reproductie gelden en de stukken alleen in de studiezaal kunnen worden bekeken na ondertekening van een archiefverklaring.

• Worden wij als schenker op de hoogte gehouden als het materiaal geraadpleegd wordt?

Wij houden u, in verband met privacybescherming van de raadpleger, niet op de hoogte van het gebruik van het materiaal.

• Moet het auteursrecht bij een schenking van een dagboek ook worden overgedragen?

Een overdracht van auteursrecht is niet nodig omdat in de schenkingsovereenkomst de verlening van de bevoegdheden, die het NIOD in het kader van zijn missie redelijkerwijs nodig heeft om het materiaal te kunnen beheren, behouden en presenteren, wordt vastgelegd. Deze bevoegdheden omvatten bijvoorbeeld het voor het publiek toegankelijk maken van het materiaal in zowel analoge als digitale vorm, inclusief internet en besloten netwerken, en het maken van analoge en digitale kopieën van het materiaal voor zover noodzakelijk voor (preventieve) behoudsdoeleinden.

• Hoe werkt de overdracht van archiefmateriaal?

Tijdens de overdracht, die ongeveer een uur duurt, stellen we u een aantal topische vragen: Wie, Wat, Waar, Waarom en Wanneer. Deze vragen helpen ons om de context van de bron(nen) te duiden. De afspraak wordt afgesloten met het tekenen van een schenkingsovereenkomst.

• Hoe lang duurt het voordat mijn schenking raadpleegbaar is?

Na schenking gaan documenten naar ons archiefdepot in afwachting van beschrijving van het materiaal. In verband met de grote hoeveelheid schenkingen die wij ontvangen, is het niet mogelijk iets te zeggen over de precieze termijn waarop uw schenking raadpleegbaar is.

• Worden de door mij geschonken documenten gedigitaliseerd?

Ja, in principe worden alle originele documenten die aan het NIOD geschonken worden gescand. Dit doen wij niet zelf maar wordt gedaan door een professioneel bedrijf. Omdat dit een kostbare zaak is en er ook met terugwerkende kracht documenten uit onze bestaande collectie bij dit bedrijf worden aangeboden om gescand te worden, kan het een aanzienlijke tijd duren voordat deze documenten digitaal zichtbaar zijn in onze collectie.

• Waar kan ik een vraag stellen over de afhandeling van mijn schenking?

Vragen over de afhandeling van uw schenking kunt u stellen via acquisitie@niod.knaw.nl. Wij doen ons uiterste best u zo spoedig mogelijk een inhoudelijke reactie te geven.