Over digitalisering & keuzes

Voor het project Oorlog uit Eerste Hand: Oorlogsbrieven (1935-1950) van NIOD digitaal wordt 13 meter oorlogsbrieven gedigitaliseerd. Als voorbereiding op dit proces is in november 2020, een gedeelte van het archief als ‘proefbatch’ de deur uitgegaan naar het digitaliseringsbedrijf GMS.

Voor de proefbatch hebben we inventarisnummers geselecteerd, die qua aard, bijzonderheden en/of moeilijkheidsgraad representatief zijn voor de rest van het archief. De besluiten die we zullen nemen naar aanleiding van het digitaliseren van de proefbatch dienen als voorbeeld voor de digitalisering van de rest van het archief.

De proefbatch is inmiddels weer door GMS afgeleverd, waardoor voor ons projectleden de controlefase is begonnen. Tijdens de controlefase inspecteren en beoordelen wij alle scans, dus zowel de digitale masterbestanden ten behoeve van duurzame opslag als de afgeleide scans ten behoeve van de beschikbaarstelling aan de gebruikers. Hierbij letten we op technische aspecten, beeldkwaliteit, volledigheid, soorten afgeleiden, bestandsnaamgeving en de juiste implementatie van de door ons gegeven scaninstructies. Als dit allemaal voldoende is, wordt de bulk van de digitalisering uitgevoerd.

Scaninstructies

De Collectie Correspondentie (247) is omvangrijk en zeer divers. We hebben hier in de afgelopen blogposts al wat van laten zien. Er zaten naast brieven, ook postwissels, foto’s en fotoalbums, voorwerpen (medailles, langspeelplaten), paspoorten en persoonsbewijzen, dagboekjes, agenda’s en gedrukt materiaal zoals krantenknipsels in.

Tijdens de voorbewerking hebben we voor ieder inventarisnummer een scaninstructie opgesteld om ervoor te zorgen dat ieder stuk op de juiste manier wordt gescand. De scaninstructies hebben specifiek aandacht voor foto’s die in een melinex hoes zitten, afwijkende formaten, de scanvolgorde en de materiële staat van een stuk (denk aan fragiele stukken, vochtschade of scheuren waardoor deze documenten extra zorgvuldigheid behoeven). Aan de hand van enkele voorbeelden uit de proefbatch, willen we graag een beeld schetsen.

Scanrichting

In principe geef je aan een digitaliseerder altijd de instructie mee dat documenten gescand moeten worden ‘in de richting waarin de meeste tekst staat’. Los van het het feit dat consistentie altijd is aan te bevelen, troffen wij tijdens de controle in één inventarisnummer twee scanwijzen aan van een briefkaart (zie afbeelding 1 en 2). Ondanks dat ‘de meeste tekst’ in verticale richting staat, hebben wij gekozen om de scanwijze van afbeelding 1 als leidraad te nemen bij briefkaarten. Deze wijze doet het meeste recht aan de redactionele vorm van het document en onze viewer is zodanig geavanceerd dat kantelen eenvoudig is.

Scanvolgorde

De volgorde waarin de brieven onder de scanner gaan is niet altijd eenduidig. Dit geldt bijvoorbeeld voor de brief die Maria Witlam op 24 april 1915 schreef aan haar achttien jaar jongere neefje Anton Mussert, met wie ze twee jaar later in het huwelijksbootje zou stappen. Op het eerste gezicht lijkt dit een doorsnee brief, die geschreven is op vier afzonderlijke zijden van een vel papier dat met een enkele vouw is omgebogen (zie afbeelding 3 en 4). Echter, na inhoudelijke analyse blijkt de leesvolgorde af te wijken, de volgorde loopt van links naar rechts namelijk van pagina 4, via pagina 1 en pagina 3 naar pagina 2. Om fouten te voorkomen, hebben we de scanoperator de instructie meegeven om per zijde een aparte opname te maken en een witte strook bijgevoegd waarop scanvolgorde staat toegelicht.

Slecht leesbare originelen = slecht leesbare scan

Doorslagpapier dat beschreven is met een (licht) potlood is over algemeen slecht leesbaar. Doorslagpapier is heel dun, doorschijnend en in hoge mate gesatineerd (glad) papier. Omdat de leesbaarheid slechts beperkt verbeterd kan worden, door bijvoorbeeld het contrast van de afbeelding te vergroten, geldt over het algemeen dat slechte originelen resulteren in een slecht leesbare scan. Hoewel je hier de kwaliteit nooit beter krijgt dan het origineel, loont het om bij doorslagpapier met een witte of lichte kleur te kiezen voor een wit ondervel. Doorslagen die donkerder van kleur zijn, komen vaak beter tot hun recht wanneer deze gescand worden op een zwarte achtergrond.

En een van onze favoriete voorbeelden blijft het briefje die een gevangene uit het Oranjehotel schreef aan zijn echtgenote. Bij gebrek aan schrijfgerei is met een scherp voorwerp op papier gekrast. Dat dit briefje een scanuitdaging zou zijn was bekend, maar helaas is dit het beste resultaat:

Uit de bovenstaande voorbeelden blijkt dat je bij het scannen van archiefmateriaal maatwerk moet toepassen tot op het (laagste) niveau van de individuele pagina. Als alle controles goed zijn, kunnen we beginnen met digitaliseren van de overige dertien meter. Kortom een spannende tijd. We houden jullie op de hoogte.

Verder lezen:

• Milan van Lange, ‘Het belang van brieven: De betekenis van digitalisering van de NIOD-oorlogsbrievencollectie voor heden, verleden en toekomst,’ NIOD blog, 9 december 2020, https://niodbibliotheek.blogspot.com/2020/12/oorlog-uit-eerste-hand-3.html
• Carlijn Keijzer en Annelies van Nispen, ‘“Oorlog uit Eerste Hand”: In het archief met Sergio Leatomu,’ NIOD blog, 9 oktober 2020, https://niodbibliotheek.blogspot.com/2020/10/oorlog-uit-eerste-hand-2.html
• Milan van Lange, Annelies van Nispen en Carlijn Keijzer, ‘Even voorstellen: “Oorlog uit Eerste Hand. Oorlogsbrieven (1935-1950) van het NIOD digitaal”,’ NIOD blog, 1 juli 2020, https://niodbibliotheek.blogspot.com/2020/07/oorlog-uit-eerste-hand-1.html

Door: Carlijn Keijzer en Annelies van Nispen

Het project Oorlogsbrieven wordt mogelijk gemaakt door subsidie van het Mondriaan Fonds en het Ministerie van VWS in het kader van '75 jaar Vrijheid'

Post scriptum, 24 maart 2021

GMS heeft inmiddels geëxperimenteerd met belichting en het is ze toch gelukt om de ingekraste brief leesbaar te maken. Daar zijn we heel positief door verrast en willen we graag delen!